Zeit gewinnen mit Selbstmanagement

So funktioniert Zeitmanagement

Sogenanntes Zeitmanagement beinhaltet eine Methodik der effektiven Zeiteinteilung, um so produktiv wie möglich zu arbeiten. Man analysiert den Aufwand einzelner Aufgaben und ordnet sie nach Prioritäten oder Dringlichkeit. Mit diesem Ziel kann man also noch mehr schaffen in einer vorgegebenen Zeit. Dazu gehört unbedingt auch das Selbstmanagement, also die Kompetenz, selbstbestimmt die eigene berufliche und persönliche Entwicklung zu gestalten. Und auch hier steht oft das Ziel dahinter, noch mehr und bessere Leistung zu erbringen. Ein weiterer wichtiger Teil von solchen Optimierungen besteht darin, innerlich mehr Ruhe und Gelassenheit trotz vielfältiger Anforderungen zu gewinnen.

Im Video-Kurs der ZEIT Akademie »Zeit- und Selbstmanagement« wird deutlich, wie wertvoll es ist, eine Struktur in den beruflichen wie auch privaten Alltag zu bringen. Eine effiziente Herangehensweise und Organisation reduziert Stress, fördert Transparenz und trägt schließlich dazu bei, mehr Zeit für schöne Tätigkeiten zu haben. Im Kurs geht es also nicht darum, wie Sie in kürzerer Zeit noch mehr arbeiten können, sondern wie Sie sich effizient organisieren, um gewonnene freie Zeit mit Dingen zu füllen, die Sie als sinnvoll empfinden – zum Beispiel der frühere Feierabend und mehr Zeit mit den Liebsten.

Generationen des Zeitmanagements

Jeder Mensch hat wohl bewusst oder unbewusst seit jeher eine ganz individuelle Herangehensweise, um sich und seine eigenen Aufgaben zu organisieren. Und auch das Konzept vom Zeitmanagement ist bereits seit dem 18. Jahrhundert bekannt. So wurden verschiedene Herangehensweisen konzipiert, die hilfreich sein können, wie z.B. die Eisenhower-Matrix.

Mit der Zeit haben sich auch verschiedene Arten – oder wie die Kurs-Dozentin Cordula Nussbaum sagt– »Generationen« des Zeitmanagements entwickelt. Sie bauen aufeinander auf und unterscheiden sich durch ihre Methoden:  

Nach der Effizienz-Generation, die vom Satz »time is money« und der Fließbandeinführung geprägt wurde, folgt die Planer-Generation, bei der man sich morgens zehn Minuten Zeit nimmt, um den Tag und die Erledigungen durchzuplanen. Bei der Prioritäten-Generation liegt der Fokus darauf, die gesetzten Ziele zu erreichen. Und die Individual-Generation sucht nach passenden Methoden, je nach Vorliebe und Typus des Individuums.

Klassisches Zeitmanagement hat ausgedient

In unserer Realität, die gerne auch als VUCA-Welt beschrieben wird, sind diese Methoden nur bedingt von Nutzen, da sich Anforderungen schnell ändern, Prioritäten innerhalb von Minuten verschoben werden und immer mehr Flexibilität erwartet wird. Starre To-do-Listen setzen Sie vermutlich nur noch mehr unter Druck und lösen Stress aus. Um weiterhin effizient zu bleiben und Schritt halten zu können, sollten Sie sich von klassischen Methoden lösen und Ihren persönlichen Organisationsstil finden, der Ihren Bedürfnissen und Stärken gerecht wird.

Der Weg ist das Ziel

Finden Sie zunächst heraus, welcher Organisationsstil am ehesten zu Ihnen passt. Die einen mögen lieber Zahlen, Daten, Fakten und andere eher das kreative Schaffen, den Freigeist und Empathie.

- Bearbeiten Sie lieber eine Aufgabe nach der anderen oder mehrere Themen gleichzeitig?
- Behalten Sie lieber den Überblick oder haben Sie ein Auge für Details?

Viele Personen entsprechen eher einem Mischtyp und in Teams ergänzen sich die verschiedenen Stile gegenseitig, was sehr wertvoll ist. Für die optimale Analyse und Auswertung des Organisationsstils hat die Expertin Fragebögen und Übungen entwickelt, die Sie im Kurs finden und bearbeiten können.

Zeitfallen identifizieren

Ebenso wichtig ist es, die eigenen Zeitdiebe zu entlarven und bestenfalls zu beseitigen. Cordula Nussbaum stellt dafür den sogenannten »Adlerflug« vor, bei dem Sie etwas Abstand nehmen und Ihre Aufgaben und Tätigkeiten aus der Vogelperspektive betrachten. Anschließend überlegen Sie, an welchen Stellen etwas geändert werden muss, wo etwas komplett gestrichen werden kann oder wo alles bleiben soll, wie es ist. Vielleicht gibt es Meetings, bei denen Sie sich in Zukunft mit Kolleg*innen abwechseln können oder die Sie komplett streichen können.

Praxistipp der Expertin:

Aufgaben vom Kalender entkoppeln – somit entsteht kein Frust, wenn nicht alles geschafft wurde, was für den Tag eingetragen war.

Viele weitere Anregungen und praktische Selbstmanagement-Tipps für Ihren Alltag erhalten Sie von einer der erfolgreichsten Zeitmanagement-Expert*innen Deutschlands, Cordula Nussbaum, im Online-Kurs »Zeit- und Selbstmanagement – Der Schlüssel zu mehr Produktivität«. Damit können Sie beim Optimieren gleichzeitig den Stress minimieren.