Sich gut fühlen mit Zeitmanagement

Rennt Ihnen auch gelegentlich die Zeit davon? So fühlen wir, wenn wir uns ablenken lassen, vom angestrebten Pfad abgekommen sind, uns wieder zu viel vorgenommen haben oder in die Zerstreuung abdriften. Da Zeit eine physikalische Größe ist, brauchen wir sie eigentlich nicht zu »managen«. Die Uhr tickt unbestechlich im Takt. Vielmehr sollten wir uns selbst, also unser Zeit-Selbstmanagement, mal genauer angucken. Vor allen Dingen, wenn es um die Aufnahme von Wissen, Arbeitsinhalten, neuen Erkenntnissen – also um das Lernen – geht. Hier lohnt es sich zu schauen, wie wir unsere Zeit dafür am besten einteilen und nutzen können.

Die Pomodoro-Methode

Messen Sie mal, wie lange Sie beim Lesen eines Fachtextes »dranbleiben« bis Sie zum ersten Mal gedanklich abdriften. Bei vielen Menschen beträgt der Zeitraum zwischen 15 und 30 Minuten. Effektiver verläuft geistige Arbeit in kleine Etappen verteilt und mit Erholungsphasen. Der Unternehmer und Software-Entwickler Francesco Cirillo hat dies mit Versuchen in den 80er-Jahren verifiziert. Seine ersten Versuche hatte er mit einem Küchen-Kurzzeitwecker in Gestalt einer Tomate (ital: pomodoro) durchgeführt, was seiner Methode den Namen gab. Und diesem Blogpost sein Mood-Bild.

1. Aufgabe schriftlich formulieren
2. Wecker auf 25 Minuten stellen
3. Aufgabe bis zum Klingeln des Weckers bearbeiten
4. Erholungspause von 5 Minuten genießen
5. die Schritte 2 bis 4 wiederholen, die Pausen jeweils verlängern – bis zum Abschluss der Aufgabe

Die 40-Minuten-Methode

Der amerikanische Bildungsaktivist, Autor und Wirtschaftslehrer Josh Kaufman definierte eine realistische Übungszeit von 20 Stunden in seinem TED-Talk »The First 20 Hours«, um eine gute Leistung zu erbringen. Diese 20 Stunden müssen jedoch für ein zielgerichtetes und strategisch geplantes Lernen konsequent genutzt werden. Am besten geht es offenbar mit der 40-Minuten-Methode:

• • Was – und wie genau – möchte ich etwas lernen?
  Ein unklares Lernziel führt zum Scheitern. Je klarer die Beschreibung vorab, desto effektiver der Lernprozess.
• • Welche Teile muss ich dafür ansteuern?
  Fertigkeiten bestehen aus untergeordneten Fähigkeiten, Module aus Unterthemen und Prüfungen aus einzelnen Aufgaben. Welche Teile sind die wichtigsten und müssen für das Lernziel dringend geübt werden?
• • Welches Lernmaterial benötige ich wirklich?
  Die Suche relevanter Materialien und das Zusammentragen wichtiger Inhalte können bereits Verdrängungseffekte auslösen. Die Informationsflut, unendliche Vertiefungsmöglichkeiten in einem Fachgebiet und das Springen auf ähnliche Themen kann zu riesigen Lernstoffsammlungen führen. Selektieren und Basisquellen auf Gemeinsamkeiten überprüfen, hilft hier.
• • Was hindert mich am Üben?
  Lassen meine situativen Rahmenbedingungen es überhaupt zu, dass ich mich konzentrieren kann und in meinem Lernzeitfenster bleibe? Digital Detox, ein guter Arbeitsplatz und eine Belohnung für das Erreichen von Teilzielen helfen.
• • Warum muss ich mich im Voraus verpflichten?
  Reservieren Sie sich tägliche 40-Minuten-Blöcke im Kalender. Hier werden Sie sehen, ob Sie es ernst meinen. Diese schriftliche Planung hilft bei der Überwindung der ersten, frustrierenden Lerneinheiten, bevor sich Aha-Erlebnisse einstellen.

Zeitlich strukturiertes Lernen ist der Schlüssel

Jede*r kennt es: Die guten Vorsätze reichen nicht und gehen in den Verlockungen des Alltags unter. Die unangenehmen Aufgaben werden oft aufgeschoben. Um der Prokrastination entgegenzuwirken, helfen verschiedene Methoden der Selbstverpflichtung in Lernphasen, aber auch generell beim Umsetzen von Vorhaben, Wünschen, Lebenszielen.
Einerseits wird durch eine Taktung und Strukturierung das Aufschieben der Lerntätigkeit gehemmt. Andererseits soll durch ein Lern-Zeitmanagement die Effektivität des Lernens und das Wohlbefinden beim Lernen durch angemessene Erholungsphasen gefördert werden. So können Sie vorgehen:

• -Aufgaben in Einzelschritte teilen und mit Datum der Erledigung in schriftlichem Plan versehen
• -Fortschritte visualisieren
• -sozialen Druck erhöhen (z.B. durch Teamarbeit)
• -Belohnungen für Teilziele überlegen
• -mögliche Verluste vor Augen führen
• -ablenkende Reize verbannen (z.B. Smartphone, Medien, Meetings)

Eine gute Struktur ist das A und O

»Paradoxerweise muss man sich selbst Struktur geben, um die Freiheit und Flexibilität des Homeoffices auskosten zu können. Eine Tagesstruktur und Routinen werden Ihnen Halt geben, um darauf aufbauend das Homeoffice wirklich genießen zu können.«, so lautet der Tipp von Prof. Dr. Niels Van Quaquebeke. Der Organisationspsychologe geht im Online-Kurs »Homeoffice – Strategien für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit« auf viele Aspekte der Selbst-Organisation beim remote Arbeiten von zu Hause ein. So sieht seine Empfehlung für den Tagesstart in der Zeitstruktur aus: 

• -den Wecker passend zu Ihrem circadianen Rhythmus (Schlaf-Wach-Rhythmus) stellen
• -Kernarbeitszeit sollte mit dem Rest der Kolleg*innen überlappen
• -Morgenritual: 7-Minuten-Workout, Meditation oder kleiner Spaziergang
• -etwas Anderes als Arbeit – das tut mental gut für den Rest des Tages
• -Signal setzen für den Arbeitsstart: Laptop-aufklappen, Schließen der Arbeitszimmertür
• -das Morgenritual zur Routine werden lassen: dann fällt es Ihrem Körper und Geist leichter, sich auf das Kommende einzustellen

Die Kröten-Strategie

Am besten verknüpfen Sie den Tagesstart gleich noch mit folgendem Vorgehen: »Die Kröte am Morgen schlucken«, das hat angeblich sogar schon der Schriftsteller Mark Twain geraten. Auch wenn Sie kein Morgenmensch sind, empfiehlt Prof. Dr. Niels Van Quaquebeke, die für Sie unangenehmste Aufgabe bereits morgens zu erledigen. Dann regiere die Gewissheit, dass der schlimmste Teil des Tages bereits überstanden sei. So kann sich tatsächlich ein gutes Gefühl einstellen. Mit dieser »Kröten-Strategie« verhindern Sie auch das Aufschieben von To-Dos, die sich dann als schier unüberwindbarer Aufgabenberg im Laufe der Zeit auftürmen.

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